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Organización de eventos y protocolo: todo lo que necesitas saber

Organización de eventos y protocolo: todo lo que necesitas saber

Para que un acontecimiento sea todo un éxito, la organización de eventos se encarga de gestionar todos los aspectos acerca de este: el alquiler de espacios, permisos, logística… Además, cuenta con una “normativa”, llamada protocolo, que establece unas reglas ceremoniales que definen la imagen de marca. Fórmate con el Máster en Gestión de Eventos, Relaciones Públicas y Protocolo y conviértete en un/a profesional de la comunicación.

Organización de eventos: una nueva profesión

La organización de eventos es, actualmente, una profesión que hasta hace escasos años no era reconocida como tal. La creciente evolución del mercado, así como el auge de acontecimientos de todo tipo, han propiciado la aparición de formaciones profesionales destinadas únicamente a esta labor.

La organización de eventos se encarga de diseñar, planificar y producir todo tipo de congresos, festivales, ceremonias, convenciones, etc. Algunas de las tareas de las que se encarga esta disciplina son las siguientes: definir el cronograma, contratar los espacios, desarrollar el presupuesto, tramitar permisos, supervisar servicios gastronómicos y transporte, etc.

Los eventos pueden ser muy variados: empresariales, sociales, no corporativos… Todos y cada uno de ellos tienen unas características determinadas y, por ende, la organización de estos será distinta en cada caso. A pesar de que cada evento requiere de elementos específicos, hay ciertas premisas que se comparten.

Protocolo y organización de eventos

La importancia que se le da actualmente a la imagen de marca han facilitado la acogida de esta profesión. El protocolo ha existido a lo largo de la historia en diversos ámbitos: para la realeza, para celebraciones religiosas o políticas, para eventos sociales o empresariales…

Según la Real Academia Española, el protocolo es “un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes”. 

Cada acontecimiento tiene su normativa consensuada, que tiene por objetivo definir una identidad corporativa e imagen de marca. El protocolo más exigente se suele aplicar a actos de la Corona y el Gobierno y sus órganos, como las Administraciones del Estado. Los códigos de celebraciones de menor índole también disponen de un código reglamentario que las regula. Si hablamos de una boda, hay un protocolo determinado que seguir para que las actividades del día transcurran correctamente.

Elementos protocolarios a tener en cuenta

Día, hora y lugar

El espacio donde se celebrará, el día y la hora son los primeros factores que debemos tener en cuenta. El lugar debe tener la capacidad para albergar a tantas personas como acudan. Por otra parte, se debe escoger un día donde, por probabilidad, pueda acudir la mayoría de invitados. La hora también tiene sus propias reglas protocolarias. El horario que se establece deberá seguirse de la forma más fiel posible para que las actividades se realicen correctamente.

La mesa

Si en el evento se lleva a cabo una comida o cena, la mesa es otro de los aspectos que debe cuidarse. El primer elemento a determinar es el lugar que ocupa cada persona. Referente a la disposición de la mesa, debemos tener en cuenta elementos como la decoración y el servicio. Por ejemplo, el protocolo determina que se debe servir primero al grupo de mayor importancia, seguido por el resto de anfitriones.

La vestimenta

En algunos eventos, también está presente un código de vestimenta. Dicho código debe especificarse en la invitación para que los asistentes cumplan con el cometido.

  • Vestuario de etiqueta: presente en cenas de gala, ceremonias de etiqueta, bodas, etc. Frac, chaqué y esmoquin para el hombre y vestido para la mujer. Actualmente, esta tendencia está cambiando, ya que hay mujeres que prefieren monos o pantalones largos elegantes.
  • Vestuario formal: ceremonias, reuniones de negocios, eventos sociales que no requieran etiqueta, etc. Lo más común son vestidos o conjuntos de cocktail para ellas y traje de camisa y pantalón para ellos.
  • Vestuario informal: se trata de ropa de día a día o momentos de ocio. La vestimenta es casual y contempla todo tipo de prendas y calzado.

Programa e infraestructura

En el programa de actos del evento se debe determinar las personalidades que intervendrán para tomar la palabra, así como el tiempo de intervención. Se recomienda que dicho tiempo sea igual para todos los ponentes y no se supere el tiempo establecido, dado que la atención del público se puede perder. Por otra parte, se debe realizar un inventario y un seguimiento de los elementos necesarios presentes en el acontecimiento. Esto nos ayudará a prevenir errores y hacer frente a posibles imprevistos. Los equipos de sonido, material informativo o presentaciones y discursos son algunos de los aspectos a tener en cuenta.

 

Finalmente, también se debe seguir un protocolo durante y después del evento. El anfitrión deberá recibir y despedir a los asistentes. Posteriormente, es recomendable enviar notas de agradecimiento o realizar una valoración de los resultados del evento.

Supply Chain Manager: figura clave en los procesos logísticos de las empresas

Supply Chain Manager: figura clave en los procesos logísticos de las empresas

La figura del Supply Chain Manager se ha hecho indispensable en todas las organizaciones. De su labor depende el abastecimiento y gestión de stock en una empresa. Es también quien se ocupa de garantizar la producción y la distribución de productos y servicios. ¿Quieres saber más? Hoy te contamos cuáles son las funciones de este perfil empresarial. Pero, si buscas una formación para gestionar cadenas de suministro, el Máster Supply Chain Managment + Máster en Logística es la titulación que necesitas.

5 funciones de un Supply Chain Manager

El Supply Chain Manager es el responsable de controlar y organizar los procesos de adquisición, producción y distribución de los bienes que una empresa desea comercializar. En otras palabras, es un gestor de la cadena de suministro.

Este es un perfil muy demandado por las empresas. En un mercado global altamente competitivo como el actual, las organizaciones demandan cada vez más soluciones inmediatas, innovadoras y eficaces. Una realidad que posibilitan estos profesionales al optimizar todos los procesos de producción y distribución.

Pero, ¿cuáles son exactamente sus funciones? En general, su objetivo es controlar de principio a fin las operaciones internas y externas relacionadas con el negocio. Para ello, se ocupa de las siguientes responsabilidades:

1. Gestionar la transferencia de materiales

El principal cometido de este profesional es gestionar la difusión de productos y/o servicios desde los proveedores hasta el consumidor final.

Por tanto, es importante conseguir la materia prima a precios competitivos y prever las cantidades que se comercializarán para evitar pérdidas. Encontrar el equilibrio entre la oferta y la demanda es imprescindible para asegurar el éxito de todo el proceso.

2. Conocer la demanda

Identificar cuáles son las tendencias de compra es esencia para elegir los productos que requieren los clientes.

3. Seleccionar los proveedores

Otra de sus funciones es elegir los proveedores que mejores condiciones ofrezcan. Hay que tener en cuenta la localización de los mismos, los precios y las prestaciones de su servicio para facilitar entregas a tiempo y en buenas condiciones.

4. Controlar el stock

Es una de sus principales responsabilidades. Y es que, en el caso de contar con menos producto del demandado, perdemos ventas y, además, futuros clientes. Mientras que, si la oferta supera la demanda, se habrá gastado una cantidad de dinero que no convertirá.

Con lo cual, este profesional deberá encontrar el equilibrio para llevar a cabo una buena gestión de stock.

5. Cuidar la imagen corporativa

Tanto en el proceso de negociación con proveedores como en la fase de venta de los bienes, este perfil deberá cuidar la imagen del negocio y su reputación.

Cómo llevar la contabilidad de una pyme en cinco pasos

Cómo llevar la contabilidad de una pyme en cinco pasos

Emprender o gestionar un negocio propio incluye conocer y valorar una serie de cuestiones correlacionadas. Hablamos, por ejemplo, la demanda del producto o servicio en el mercado, la competencia, los aspectos legales o la contabilidad de una organización. En este caso, ésta última es esencial para garantizar el éxito de cualquier negocio.

Hoy te contamos cómo puedes gestionar la tesorería de una pyme de forma fácil y correcta. ¿Nos acompañas?

¿Quieres ser infalible llevando las cuentas de tu empresa? Con el Máster en Dirección Financiera puedes cumplir tu objetivo.

Cómo llevar la contabilidad de una empresa paso a paso

Llevar una administración organizada y adecuada de las cuentas repercutirá directamente en la gestión contable de una empresa. En muchos casos, una gestión de cuentas incorrecta puede poner en riesgo un buen negocio.

¿Cómo llevar una contabilidad sencilla? ¡Sigue estos pasos!

1.- Reúne toda la documentación

El primer paso es recopilar todos los documentos contables: ingresos, gastos y otras operaciones propias de la actividad empresarial. También es recomendable demostrar cada operación con un justificante para probar lo anotado en los registros.

En documentación se incluyen las facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de movimientos bancarios…

2.- Lleva un registro de los ingresos y gastos

Todos los movimientos ligados a la empresa deben quedar registrados, tanto los pagos como los cobros. Procura ordenar todas las operaciones de forma cronológica. Puedes hacerlo por mes, trimestre o cuatrimestre. Es importante que todo quede registrado para que ningún descuido haga que las cuentas no concuerden.

3.- Registra los impuestos

Recuerda tener en cuenta los impuestos. Cada año y trimestre debes presentar a Hacienda la declaración fiscal como empresa.

Por tanto, es muy importante que lleves al día los registros de los diferentes impuestos (IVA, IRPF, Impuesto de Sociedades…). igualmente, de forma anual tendrás que presentar todos los libros de cuentas en el Registro Mercantil.

4.- Verifica los cobros y pagos

Al comprobar todos los cobros y pagos, evitaremos que los las cuentas y saldos no sean incorrectos ni estén duplicados. Para llevar todo más organizado y hacer más fácil la tarea puedes utilizar un software de gestión contable que incluya un programa de facturación para agilizar dichos procesos.

La tecnología cada día avanza más rápido y cada vez hay más programas que fomentan la productividad y optimizan el tiempo. De esta forma, se pueden aprovechar esas horas para solventar otras funciones.

5.- Ten tus cuentas actualizadas

Es la base de todo manual de contabilidad para pymes y cualquier organización. Ten tus cuentas y registros al día para evitar posibles contratiempos.

Así, también conocerás la situación financiera de tu empresa en todo momento. Lo cual te ayudará a realizar un mejor balance global del ejercicio. Este reporte se suele hacer de forma mensual y anual y, además, es útil par presentar los resultados de un negocio.