El organizador de eventos es una figura indispensable para que todo acontecimiento se desarrolle con éxito, desde una boda o un cumpleaños hasta una conferencia o exposición comercial. Pero, ¿qué es lo que hace realmente? ¿Cuáles son sus funciones y perfil profesional? Lo analizamos en las siguientes líneas. ¿Te gustaría ser uno de ellos? Cursa la triple titulación de Máster en Gestión de Eventos + Relaciones Públicas y Protocolo y conviértete en un experto de la organización completa de todo tipo de actos y celebraciones.
Índice de contenidos
¿Qué es lo que hace un organizador de eventos?
Los planificadores de eventos participan en todo el proceso de la organización de un acto para que todo salga sobre ruedas. Para ello, estos perfiles negocian, coordinan y materializan la celebración de diferentes tipos de acontecimientos. Eso sí, la planificación de cada evento va acorde a las necesidades y objetivos de cada cliente.
¿A qué se traduce todo esto a la práctica? Veamos cuáles son las principales funciones de un organizador de eventos, las cuales se pueden dividir según el diseño, la planificación, la producción y el análisis del evento.
Diseño del proyecto
La fase de diseño de un evento es donde empieza a tomar forma el acontecimiento, ya que el event planner recopila toda la información necesaria para definir qué objetivos conseguir y cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el evento:
- Análisis del cliente y definición del proyecto: público objetivo y objetivos a conseguir.
- Contemplar las necesidades tanto de la empresa o cliente anfitrión, como del público asistente.
- Determinar los tipos de colaboradores y proveedores requeridos para celebrar el evento.
- Estimar el presupuesto global del acto.
Planificación del evento
En la fase de planificación, las principales funciones son aplicar las pautas de diseño para materializar el acto. En este caso, el organizador de eventos debe tomar varias decisiones, contactar con los proveedores, repartir labores y establecer una buena estrategia de comunicación:
- Marcar la fecha del acto y definir el número de asistentes.
- Elegir el lugar de celebración.
- Solicitar las licencias y permisos necesarios para la celebración del evento.
- Elaborar el programa o escaleta del evento: algo así como el guión sobre cómo se va a desarrollar y qué proveedores y colaboradores van a participar en cada etapa.
- Establecer un plan de marketing y comunicación con posibles campañas en redes sociales, notas de prensa, landing page o la inclusión de productos de merchandising, así como la tramitación d acreditaciones.
- Cerrar acuerdos con proveedores y colaboradores y dejar claro cuáles son sus roles de participación en el evento.
- Definir y aprobar un presupuesto definitivo.
Producción del acontecimiento
En la fase de producción de la organización de eventos se pone en práctica el plan establecido para desarrollar el acto llevando a cabo estas tareas:
- Controlar el montaje y preparación del espacio del evento.
- Coordinar los equipos de trabajo que participan en el acto.
- Supervisar que el desarrollo del evento está marchando según la previsión.
- Saber resolver los imprevistos que puedan surgir.
- Comprobar que el equipo técnico realiza un trabajo de desmontaje adecuado y que no se han producido desperfectos tras finalizar el evento.
Evaluación del evento
Finalmente, en la fase post-evento o de evaluación del evento, una vez terminada la celebración, toca hacer un balance del mismo y valorar si se han cumplido los propósitos establecidos. Asimismo, el coordinador del evento recopilará toda esa información para perfeccionar futuros eventos y responder con éxito a nuevas necesidades:
- Valorar el rendimiento del evento y evaluar los resultados obtenidos: qué ha funcionado y qué ha fallado o no ha salido como estaba planeado, qué se puede mejorar y qué necesidades han surgido y no se habían contemplado…
- Proponer mejoras a aplicar en futuros acontecimientos.
Qué hay que estudiar para dedicarse a la organización de eventos
Si tu vocación está en la organización de eventos debes empezar a formarte para adquirir los conocimientos y habilidades profesionales que necesitas para planificar, desarrollar y analizar la celebración de distintos tipos de actos.
¿Y qué estudiar para ser un event planner? La formación que necesitas se encuentra en el ámbito de la comunicación y el marketing. El objetivo es elegir una especialización centrada en la gestión de eventos, el protocolo y las relaciones públicas.
Estudiar organización de eventos
Cursar un programa formativo o máster en organización de eventos, como el que impartimos en Select Business School, te aportará competencias relacionadas con la comunicación, la cultura corporativa y la importancia de los eventos sostenibles. Asimismo, deberás conocer las fases en las que se ‘cocina’ un evento: diseño o briefing, planificación, plan de comunicación, ejecución y análisis del evento.
Formación en relaciones públicas
Por otra parte, si quieres desarrollar tu carrera como planificador de eventos es importante que adquieras nociones en relaciones públicas y marketing, ya que así podrás realizar una buena promoción del evento, haciéndolo más visible y maximizando su cobertura a nivel social y/o corporativo.
Competencias en protocolo diplomático
Por último, una formación en organización de eventos también debe aportarte competencias en protocolo diplomático aplicado a distintos ámbitos: empresa, educación, espectáculos públicos, justicia, actos oficiales y sociales, etc.
Perfil del event planner: competencias y habilidades
Como ves, un event planner es un perfil multidisciplinar, ya que se ocupa de diferentes tipos de tareas al mismo tiempo, cuidando hasta el último detalle de un acontecimiento. Por todo ello, además de recibir una formación en organización de eventos y protocolo, hay ciertas destrezas clave para la coordinación de actos.
Estas son algunas de competencias y habilidades que debe tener un organizador de eventos:
- Capacidad de organización.
- Habilidades para la negociación.
- Capacidad de adaptación y resolución de conflictos/imprevistos.
- Buenos dotes de comunicación: escucha activa, empatía, lenguaje positivo, lenguaje corporal adecuado y asertividad.
- Habilidades de liderazgo y coordinación de equipos.
- Aptitudes creativas y capacidad de innovación.
- Capacidad de auto-control y gestión del estrés.
¿Cuánto cobra un planificador de eventos? (salidas profesionales)
Es difícil establecer un importe concreto a la cuestión de cuánto gana un organizador de eventos, ya que cada proyecto es un mundo y tiene sus propias dimensiones y necesidades.
No obstante, de forma general, un event planner suele cobrar entre 3.000 y 5.000 euros por proyecto. Eso sí, la cifra puede variar en función del tipo de evento a planificar, del perfil de cliente y de la contratación de proveedores y colaboradores, entre otros factores implicados.