Para que un acontecimiento sea todo un éxito, la organización de eventos se encarga de gestionar todos los aspectos acerca de este: el alquiler de espacios, permisos, logística… Además, cuenta con una “normativa”, llamada protocolo, que establece unas reglas ceremoniales que definen la imagen de marca. Fórmate con el Máster en Gestión de Eventos, Relaciones Públicas y Protocolo y conviértete en un/a profesional de la comunicación.
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Organización de eventos: una nueva profesión
La organización de eventos es, actualmente, una profesión que hasta hace escasos años no era reconocida como tal. La creciente evolución del mercado, así como el auge de acontecimientos de todo tipo, han propiciado la aparición de formaciones profesionales destinadas únicamente a esta labor.
La organización de eventos se encarga de diseñar, planificar y producir todo tipo de congresos, festivales, ceremonias, convenciones, etc. Algunas de las tareas de las que se encarga esta disciplina son las siguientes: definir el cronograma, contratar los espacios, desarrollar el presupuesto, tramitar permisos, supervisar servicios gastronómicos y transporte, etc.
Los eventos pueden ser muy variados: empresariales, sociales, no corporativos… Todos y cada uno de ellos tienen unas características determinadas y, por ende, la organización de estos será distinta en cada caso. A pesar de que cada evento requiere de elementos específicos, hay ciertas premisas que se comparten.
Protocolo y organización de eventos
La importancia que se le da actualmente a la imagen de marca han facilitado la acogida de esta profesión. El protocolo ha existido a lo largo de la historia en diversos ámbitos: para la realeza, para celebraciones religiosas o políticas, para eventos sociales o empresariales…
Según la Real Academia Española, el protocolo es “un conjunto de reglas establecidas por norma o por costumbre para ceremonias y actos oficiales o solemnes”.
Cada acontecimiento tiene su normativa consensuada, que tiene por objetivo definir una identidad corporativa e imagen de marca. El protocolo más exigente se suele aplicar a actos de la Corona y el Gobierno y sus órganos, como las Administraciones del Estado. Los códigos de celebraciones de menor índole también disponen de un código reglamentario que las regula. Si hablamos de una boda, hay un protocolo determinado que seguir para que las actividades del día transcurran correctamente.
Elementos protocolarios a tener en cuenta
Día, hora y lugar
El espacio donde se celebrará, el día y la hora son los primeros factores que debemos tener en cuenta. El lugar debe tener la capacidad para albergar a tantas personas como acudan. Por otra parte, se debe escoger un día donde, por probabilidad, pueda acudir la mayoría de invitados. La hora también tiene sus propias reglas protocolarias. El horario que se establece deberá seguirse de la forma más fiel posible para que las actividades se realicen correctamente.
La mesa
Si en el evento se lleva a cabo una comida o cena, la mesa es otro de los aspectos que debe cuidarse. El primer elemento a determinar es el lugar que ocupa cada persona. Referente a la disposición de la mesa, debemos tener en cuenta elementos como la decoración y el servicio. Por ejemplo, el protocolo determina que se debe servir primero al grupo de mayor importancia, seguido por el resto de anfitriones.
La vestimenta
En algunos eventos, también está presente un código de vestimenta. Dicho código debe especificarse en la invitación para que los asistentes cumplan con el cometido.
- Vestuario de etiqueta: presente en cenas de gala, ceremonias de etiqueta, bodas, etc. Frac, chaqué y esmoquin para el hombre y vestido para la mujer. Actualmente, esta tendencia está cambiando, ya que hay mujeres que prefieren monos o pantalones largos elegantes.
- Vestuario formal: ceremonias, reuniones de negocios, eventos sociales que no requieran etiqueta, etc. Lo más común son vestidos o conjuntos de cocktail para ellas y traje de camisa y pantalón para ellos.
- Vestuario informal: se trata de ropa de día a día o momentos de ocio. La vestimenta es casual y contempla todo tipo de prendas y calzado.
Programa e infraestructura
En el programa de actos del evento se debe determinar las personalidades que intervendrán para tomar la palabra, así como el tiempo de intervención. Se recomienda que dicho tiempo sea igual para todos los ponentes y no se supere el tiempo establecido, dado que la atención del público se puede perder. Por otra parte, se debe realizar un inventario y un seguimiento de los elementos necesarios presentes en el acontecimiento. Esto nos ayudará a prevenir errores y hacer frente a posibles imprevistos. Los equipos de sonido, material informativo o presentaciones y discursos son algunos de los aspectos a tener en cuenta.
Finalmente, también se debe seguir un protocolo durante y después del evento. El anfitrión deberá recibir y despedir a los asistentes. Posteriormente, es recomendable enviar notas de agradecimiento o realizar una valoración de los resultados del evento.